تحلیل کسب و کار و مراحل آن

تحلیل کسب و کار و مراحل آن

وظیفه اصلی تحلیلگر کسب و کار، علاوه بر برقراری ارتباط با همه ذینفعان، این است که لزوم تغییر در فرآیند های کسب و کار، سیستم‌ های اطلاعات و سیاست ‌ها را تشخیص داده و مورد تحلیل و ارزیابی قرار دهد. تحلیلگر حرفه ‌ای کسب و کار نقش مهمی در پیشبرد یک سازمان به سمت بهره ‌وری، سودآوری و راندمان را دارد. در واقع تصمیمات و فعالیت‌ های او به طور غیر مستقیم بر مسائل مالی شرکت تاثیر می‌ گذارد. یک تحلیگر کسب و کار بعد از اینکه پروژه‌ ای را انتخاب می‌ کند، نحوه شروع آن، نوع محصول تولیدی و انجام موفقیت‌ آمیز آن، بزرگ ‌ترین چالش برای او حساب می ‌آید. به همین دلیل یک تحلیگر حرفه‌ ای باید نوع کسب و کار و نحوه فعالیت آن را درک نماید، همچنین باید نحوه بهبود فرآیند موجود کسب و کار را مشخص نماید و اقدامات لازم برای حمایت از اجرای مراحل جدید را شناسایی کند و در نهایت تاثیر اقدامات جدید را تجزیه و تحلیل کرده و آنها را اجرایی نماید. در اینجا روش‌هایی را برای تحلیل موفقیت‌آمیز کسب و کار مطرح کرده‌ ایم.

تمامی اطلاعات مربوط به پروژه را گردآوری کنید.

برای این منظور می ‌توانید با افرادی که با پروژه در ارتباط هستند: نظیر مدیر پروژه، اسپانسر پروژه، مدیر یا مالک کسب و کار صحبت کنید. اطلاعات جمع‌آوری شده باید این موضوعات را پوشش دهد: محدوده و مرزبندی ‌های پروژه، عوامل فعلی تاثیرگذار بر پروژه، خطرات و محدودیت ‌ها و … .

یک جلسه با مدیر پروژه، ذینفعان یا اعضای تیم برگزار کنید.

یک دستور العمل نامشخص می‌ تواند به شکست پروژه منتهی شود. انتظارات خود از پروژه را به طور مشخص بیان کنید. مدیر پروژه، ذینفعان یا اعضای تیم را به جلسه دعوت کرده و راجع به پروژه سوال کنید. در صورتی که به تازگی به یک پروژه ملحق شده ‌اید، از مدیر پروژه راجع به فردی که قبلاً روی پروژه کار کرده، سوال کنید.

تمام اسناد پروژه مربوطه را تحلیل کنید.

تمام اسناد پروژه مربوطه را تحلیل نمایید؛ نظیر مستندات فرآیند کسب و کار، پرونده‌های کسب و کار، نمودارها و جداول‌، برنامه‌ های پروژه، چارت سازمانی، اسناد استراتژی و برنامه‌ های کسب و کار، سیاست‌ ها و قوانین و… این احتمال وجود دارد که اسناد ارائه شده به شما، قدیمی باشند به همین دلیل باید آنها را از نظر اعتبار نیز محک بزنید.

کلیه حقایق و اطلاعاتی که به دست آورده‌اید را ثبت و ضبط کنید.

طی تحقیقات و تحلیل ‌ها، شاید به اطلاعات سودمندی برسید که باید در پروژه اجرایی شده تغییر یابند، آنها را یادداشت کنید من الجمله فرآیند های کسب و کار و سیستم ‌های مکمل، الزامات کاربردی و غیر کاربردی، مسائل و خطرات تاثیر گذار بر پروژه و … .

محدوده مشکلات را مشخص کنید.

تا به اینجای کار، نگرش خوبی نسبت به پروژه پیدا کرده ‌اید، پس می ‌توانید محدوده مشکلات پروژه را شناسایی کنید. لازم است این موارد را مشخص نمایید: خطرات و عوامل موثر بر کسب و کار، سیاست ‌ها و محدودیت‌ های موثر بر پروژه، ارزش ‌هایی که سطح اهمیت پروژه را مشخص می ‌کنند، سیستمی که در حال حاضر حامی فعالیت ‌های کسب و کار است، اسنادی که به طور مختصر به مشکلات اشاره دارند، موانعی که در حال حاضر مانع تحقق نتایج مطلوب کسب و کار می شوند.

نیازمندی‌های کسب و کار را اعلام کنید.

بعد از جمع ‌آوری اطلاعات و پیدا کردن مشکلات، در قدم بعدی باید موارد مورد نیاز کسب و کارتان را به ذینفعان یا مدیر پروژه اطلاع دهید. از تکنیک‌ های متعددی نظیر ارائه نمودار، شبیه‌ سازی و… می ‌توانید برای این منظور استفاده کنید.

انواع تکنیک‌های تحلیل کسب و کار

برای اینکه بتوانید راهکارهایی موفق برای بسیاری از چالش‌های کسب و کار ارائه کنید، می ‌توانید از تکنیک‌ های مهم این حوزه استفاده کنید:

تکنیک MOST

(ماموریت، اهداف، استراتژی‌ها و تاکتیک‌ها). شناسایی این عناصر به تحلیلگر کسب و کار امکان می‌ دهد راجع به اهدافی که سازمان دارد و نحوه تحقق آنها، یک تحلیل کامل انجام دهد. از این روش برای تجزیه و تحلیل محیط داخلی استفاده می شود و در حالت ایده آل، به ارتقای فرهنگ و فرآیندهای داخلی سازمان می انجامد.

ماموریت: هر سازمانی به اقتضای نوع فعالیت خود، ماموریت متفاوتی دارد به عنوان مثال یک سازمانی غیرانتفاعی به دنبال سودآوری نیست و در نتیجه کسب سود بیشتر به عنوان ماموریت آن به حساب نمی آید؛ حال آنکه در یک سازمان تجاری احتمالاً به عنوان ماموریت اصلی محسوب می شود.

هدف: هدف باید بتواند شرایط لازم برای تحقق ماموریت را فراهم کند؛ به همین دلیل باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع گرایانه و طبق زمانبندی باشند.

استراتژی: استراتژی ها در واقع راه‌های رسیدن به اهداف هستند که ممکن است بسیار پیچیده، و شامل تاکتیک های متعدد و گاهی اوقات با همپوشانی باشند.

تاکتیک: تاکتیک ها همان روش های اجرای یک استراتژی هستند، این تاکتیک ها باید ساده باشند تا حتی افرادی که اطلاع چندانی از تحلیل MOST ندارند بتواند آن را اجرا کنند.

تکنیک PESTLE

(عوامل سیاسی، اقتصادی، عوامل فرهنگی- اجتماعی، تکنولوژی، قانونی و محیطی). تحلیلگر کسب و کار از این مدل استفاده می‌ کند تا عوامل بیرونی تاثیرگذار بر شرکت را ارزیابی و نحوه تعامل با آنها را مشخص کند.

عوامل سیاسی در واقع میزان و نحوه مداخله دولت در اقتصاد است که می تواند شامل: سیاست دولتی، ثبات سیاسی یا بی ثباتی در بازارهای خارج از کشور، سیاست خارجی تجارت، سیاست مالیاتی، قانون کار، قانون محیط زیست، محدودیت های تجاری و غیره باشد.

عوامل اقتصادی تأثیر قابل توجهی بر چگونگی عملکرد یک سازمان و نحوه سودآوری آن دارد. این عوامل عبارتند از: رشد اقتصادی، نرخ بهره، نرخ ارز، تورم، درآمد قابل تصرف مصرف کنندگان و کسب و کار و… است.

عوامل فرهنگی-اجتماعی به ایده ها و طرز فکر مشترک بین مردم مربوط می شود که شامل رشد جمعیت، توزیع سن، آگاهی بهداشتی، نگرش های شغلی و غیره است.

عوامل تکنولوژیکی امروزه با توجه به تغییرات زیادی که در حوزه تکنولوژی رخ داده و تاثیری که در نحوه عرضه محصولات یک شرکت به بازار دارد از اهمیت برخوردار است. عوامل تکنولوژیکی از طریق ۳ روش متمایز بر بازاریابی و مدیریت تاثیر می گذارند: ۱-راه های جدید تولید کالاها و خدمات ۲- راه های جدید توزیع کالا و خدمات ۳- راه های جدید ارتباط با بازارهای هدف.

عوامل محیطی طی چند سال اخیر مورد توجه قرار گرفته که به دلیل فقدان فزاینده مواد خام، آلایندگی، انجام کسب و کارهای اخلاقی و تولید کربن بوده است. امروزه مصرف کنندگان بیش از پیش به دنبال محصولات پایدار و سازگار با محیط زیست هستند و در نتیجه توجه به این عامل اهمیت زیادی دارد.

عوامل قانونی عبارتند از: بهداشت و ایمنی، فرصت های برابر، استانداردهای تبلیغاتی، حقوق و قوانین مصرف کننده، برچسب زدن محصول و ایمنی محصول. به عبارتی شرکت ها برای موفقیت باید به موارد قانونی و غیر قانونی کار خود واقف باشند.

تکنیک SWOT

(نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ و تهدید). از این تکنیک برای شناسایی نقاط ضعف و قوت در درون شرکت؛ و نقاط فرصت و تهدید در بیرون شرکت استفاده می شود و به این ترتیب به اختصاص صحیح منابع کمک می‌کند.

در این تکنیک نقاط قوت به ویژگی های مثبت، ملموس و ناملموس درونی یک شرکت مربوط است.

ضعف ها به بخش هایی از کسب و کار اشاره دارد که با ارزش ها و ویژگی هایی که معرفی می کنید در تناقض است و همین موضوع باعث خدشه دار شدن چهره شما در رقابت می شود.

فرصت ها، عوامل بیرونی هستند که می تواند باعث موفقیت در کسب و کارتان شود نظیر فرصت های موجود در بازار که می توان از آنها به سود شرکت استفاده کرد.

تهدیدها شامل عوامل خارجی فراتر از کنترل شما است که می تواند استراتژی یا کسب و کارتان را در معرض خطر قرار دهد. این موارد تحت کنترل نیستند اما با آماده کردن برنامه های احتمالی می توان برای مقابله با چنین تهدیداتی آماده بود.

تکنیک MoSCoW

این تکنیک چارچوبی ارائه می‌کند که در آن هر یک از الزامات شرکت را می‌توان نسبت به سایر موارد ارزیابی کرد. در واقع این تکنیک مشخص می کند که کدامیک از الزامات برای تحقق نیازهای شرکت الزامی هستند، می توان این الزامات را داشت هر چند که موفقیت پروژه به آن وابسته نیست یا هیچ تاثیری روی پروژه ندارد یا می توان این الزامات را در آینده فراهم کرد چراکه الان نیازی به آنها نیست. به عبارتی با این تکنیک می توان مشخص کرد که وجود کدامیک از این شرایط الزامی است و کدامیک را می توان به بعد موکول کرد.

تکنیک CATWOE

(مشتری، افراد تاثیرگذار، فرآیند گذار، دید کلی، مالک، محدودیت‌های محیطی). با این تکنیک می‌توان گروه‌ها و فرآیندهای اصلی تاثیرگذار بر هر یک از فعالیت‌های شرکت را شناسایی کرد.

در کسب و کار، حرف اول را مشتری می زند و اگر به مشتری اهمیت نداده و نیازهای او مرتفع نشود، کسب و کار با شکست مواجه می شود.

افراد تاثیرگذار عبارتند از کارمندان، تامین کنندگان، فروشندگان یا حتی مقامات دولتی که در مشکلات یک شرکت دخیل هستند و به برطرف کردن آن کمک می کنند.

اکثر کسب و کارها شامل تعدادی فرآیند هستند که به صورت منظم اجرا می شوند؛ بنابراین فارغ از نوع کسب و کار، این فرآیندها باید در صورت لزوم دچار تغییر و تحولاتی شوند تا موفقیت اتفاق بیفتد.

برای داشتن یک دید کلی، کمی از مشکل فاصله بگیرید و نگاهی کلی به آن داشته باشید تا بتوانید به تجزیه و تحلیل آن بپردازید.

مالک در اینجا منظور مالک کسب و کار نیست و به کسی اتلاق می شود که مدیریت یک مشکل بر عهده اوست.

برخی از مشکلات، راه حل های مشخص دارند اما گاهی اوقات بنابر محدودیت های محیطی نظیر کمبود بودجه یا زمان، امکان اجرای این راه حل ها غیرممکن است.

تکنیک ۵ چرا

یکسری از سوالات هستند که به تحلیلگر کسب و کار کمک می کند ریشه مشکلات را شناسایی کند. گاهی اوقات هیچ چیزی طبق برنامه پیش نمی رود و در چنین مواقعی باید علت واقعی را ریشه یابی کنید تا از بروز مجدد آن پیشگیری کنید. در چنین مواقعی برای پیدا کردن مشکل باید ۵ سوال مطرح شود که به آن تکنیک ۵ چرا می گویند. پس در صورت بروز هر مشکلی با پرسیدن ۵ سوال اساسی می توانید علت آن را مشخص کنید.

تکینک شش کلاه فکری

این فرآیند برای جهت‌دهی به مسیر فکری گروه استفاده می‌شود. شش کلاه فکری عبارتند از کلاه سفید، قرمز، سیاه، زرد، سبز و آبی. در واقع با کمک این شش کلاه فکری می توانید مشکلات را از زوایای مختلف بررسی کنید. البته برای این منظور باید هر بار از یک کلاه استفاده کنید تا باعث سردرگمی نشود. این تکنیک شما را وادار می کند نوع نگاه و طرز فکر معمول خود را کنار بگذارید و از دیدگاه های متفاوتی به مسائل نگاه کنید و در نتیجه دید جامع تری به دست می آورید. مطمئنا با یک دید کامل تر می توانید راهکاری موفق و درست برای مشکلات اتخاذ کنید.

کلاه سفید شامل طرز فکر منطقی و داده محور است که روی داده های موجود، تحلیل روندهای گذشته و… تمرکز می کند.

کلاه قرمز شامل بررسی مشکلات بر اساس احساسات و واکنش ها است و در عین حال واکنش احساسی دیگران را نیز در نظر می گیرد.

کلاه سیاه، نتایج منفی یک تصمیم را مورد توجه قرار می دهد و سعی می کند با مشخص کردن نقاط ضعف یک برنامه، آنرا منعطف تر و مقاوم تر کند.

کلاه زرد به فرد کمک می کند تا طرز فکر مثبتی داشته باشد و مزایای یک تصمیم گیری را درک کند.

کلاه سبز به طرز فکر خلاقانه اشاره دارد و فرد می تواند راهکاری خلاقانه برای یک مشکل پیدا کند.

کلاه آبی به کنترل فرآیند مربوط است و به عنوان مثال توسط رییس جلسه استفاده می شود.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*