مذاکره چیست

مذاکره چیست

مذاکره روشی است که افراد توسط آن، اختلافات را حل و فصل می کنند. فرآیندی است که طی آن، می توان به سازش و یا توافق دست یافت در حالی که از استدلال و اختلاف اجتناب می شود.

در هر اختلافی، افراد برای رسیدن به بهترین نتیجه ممکنه به نفع موقعیت خود (و یا شاید سازمانی که نماینده آن هستند) تلاش می کنند که قابل درک هم هست. با این حال، اصول عدالت، به دنبال منافع متقابل بودن و حفظ یک رابطه، کلیدهای یک نتیجه موفق هستند.

اشکال خاصی از مذاکره در بسیاری از موارد، مورد استفاده قرار می گیرند: امور بین المللی، نظام حقوقی، دولت، اختلافات صنعتی و یا روابط داخلی. با این حال، مهارت های کلی مذاکره را می توان آموخت و برای طیف گسترده ای از فعالیت ها به کار گرفت. مهارت های مذاکره در حل و فصل هر گونه تفاوت که بین شما و دیگران بوجود می آیند، می تواند مزایای بزرگی داشته باشد.

مراحل مذاکره

به منظور دستیابی به یک نتیجه مطلوب، دنبال کردن یک رویکرد ساختار یافته برای مذاکره شاید مفید باشد. به عنوان مثال، در یک وضعیت کاری، ممکن است به جلسه ای نیاز باشد تا در آن همه طرف های درگیر گرد هم جمع شوند.

فرآیند مذاکره شامل مراحل زیر است:

  1. آماده سازی
  2. بحث
  3. شفاف سازی اهداف
  4. مذاکره در جهت یک نتیجه برد-برد
  5. توافقنامه
  6. اجرای یک دوره از عمل

 آماده سازی

قبل از آنکه هرگونه مذاکره ای صورت گیرد، باید درباره زمان و مکان جلسه و اینکه چه کسانی حضور خواهند داشت، تصمیماتی گرفته شود. تنظیم یک مقیاس زمانی محدود نیز می تواند برای جلوگیری از تداوم اختلاف مفید باشد.

این مرحله شامل اطمینان از شناخته شدن تمام حقایق مربوط به وضعیت می شود تا موقعیت خودتان را روشن کنید. در مثال کاری فوق، این شامل مسائلی از این قبیل می شود:

۱-دانستن «قوانین» سازمانتان، ۲- به چه کسی کمک داده می شود، ۳-زمانی که از کمک قدردانی نمی شود و ۴- زمینه برای چنین امتناع هایی.

شاید سازمان شما، سیاست هایی داشته باشد که بتوانید در آماده سازی برای مذاکره به آن ها رجوع کنید.

آماده سازی قبل از بحث در مورد اختلاف نظرات به جلوگیری از درگیری های بیشتر و وقت تلف کردن های غیر ضروری در جلسه کمک می کند.

بحث

در طول این مرحله، افراد و یا اعضای هر طرف، موقعیت موجود را آنگونه که می بینند، مطرح می کنند؛ مثلاً درک خود از موقعیت فعلی.

مهارت های کلیدی در این مرحله شامل سوال کردن، گوش دادن و شفاف سازی است.

گاهی اوقات بهتر است در مرحله بحث، یادداشت برداری صورت گیرد تا در صورت نیاز به شفاف سازی های بیشتر در آینده، تمام نکاتی که مطرح شده اند ثبت گردند. گوش دادن بسیار مهم است، چرا که در هنگام بروز اختلاف نظرات، اشتباهِ بیش از اندازه سخن گفتن و گوش فرا دادن کم، می تواند به راحتی صورت پذیرد. هر یک از طرفین باید از فرصتی برابر برای بیان موضع خود بر خوردار باشند.

شفاف سازی اهداف

اهداف، دیدگاهها و منافع هر دو طرف اختلاف، باید روشن شود.

فهرست کردن این عوامل به ترتیب اولویت می تواند مفید باشد. اغلب این کار از طریق شفاف سازی، شناسایی و یا ایجاد برخی زمینه های مشترک میسر است. شفاف سازی، بخش ضروری از روند مذاکرات است که بدون آن، به احتمال زیاد سوء تفاهم ها رخ می دهند که ممکن است به مشکلات و موانعی برای رسیدن به یک نتیجه مفید منجر شود.

مذاکره در جهت یک نتیجه بُرد-بُرد

این مرحله بر آنچه که به عنوان «بُرد-بُرد» معروف است، تمرکز دارد که در آن هر دو طرف احساس می کنند چیز مثبتی را از طریق فرآیند مذاکره به دست آورده اند و هر دو طرف این حس را دارند که دیدگاه هایشان، در نظر گرفته شده است.

یک نتیجه برد-برد، معمولا بهترین نتیجه است. اگر چه شاید این نتیجه همیشه امکان پذیر نباشد، اما باید بواسطه مذاکره، هدف نهایی باشد.

در این مرحله، پیشنهاد استراتژی های جایگزین و سازش باید در نظر گرفته شوند. بعضا سازش، در مقایسه با حفظ موقعیت اصلی، یک جایگزین مثبت است که اغلب می تواند برای افراد نگران، مزایای بیشتری داشته باشد.

توافقنامه

زمانی که درک دیدگاه ها و منافع هر دو طرف در نظر گرفته شوند، می توان به توافق دست یافت.

برای همه افراد درگیر، داشتن ذهنی باز به منظور دستیابی به یک راه حل قابل قبول، ضروری است. هر توافقی باید کاملا روشن باشد به طوری که هر دو طرف بدانند که چه تصمیمی گرفته اند.

پیاده سازی عملیات

از لحظه ی توافق، اجرای عملیات باید صورت گیرد تا تصمیم های گرفته شده اجرایی شوند.

عدم توافق

اگر فرآیند مذاکره با شکست مواجه شود و نتوان به توافق رسید، آنگاه یک درخواست برای برنامه ریزی جلسه بعدی صورت می گیرد. این کار، از بحث های داغ و یا مشاجرات طرفین که نه تنها زمان را هدر می دهد بلکه می تواند به روابط آینده آسیب برساند، جلوگیری می نماید.

در نشست بعدی، مراحل مذاکره باید تکرار شود. هر ایده و یا منافع جدیدی باید در نظر گرفته شود و باید با این وضعیت، با دیدی تازه برخورد شود. در این مرحله نیز شاید مفید باشد تا راه حل های جایگزین دیگر و / یا ورود شخص دیگری به عنوان میانجی مد نظر قرار گیرند.

مذاکرات غیر رسمی

مواقعی وجود دارد که در آن باید مذاکرات غیررسمی تری صورت گیرد. در چنین مواقعی، هنگامی که یک اختلاف نظر به وجود می آید، شاید طی کردن مراحل فوق به طور رسمی امکان پذیر و یا مناسب نباشد.

با این وجود، به خاطر سپردن نکات کلیدی در مراحل مذاکره رسمی ممکن است در موقعیت های مختلف غیررسمی بسیار مفید باشد.

در هر مذاکره ای، سه عنصر زیر مهم هستند و به احتمال زیاد بر نتیجه نهایی مذاکرات تاثیر می گذارند؛ این سه عنصر عبارتند از:

  1. نگرش
  2. دانش
  3. مهارت های بین فردی

نگرش

همه مذاکرات به شدت تحت تاثیر نگرش به روند هستند، مثلا نگرش نسبت به روند مسائل و شخصیت های درگیر در یک موقعیت خاص و یا نگرش های مرتبط با نیازهای شخصی برای به رسمیت شناختن.

همیشه آگاه باشید که:

  • مذاکره، عرصه ای برای تحقق دستاوردهای فردی نیست.
  • شاید در نیاز به مذاکره با کسانی که در قدرت هستند، نوعی خشم وجود داشته باشد.
  • ویژگی های خاصی از مذاکره ممکن است رفتار یک فرد را تحت تاثیر قرار دهد؛ برای مثال برخی از افراد ممکن است تدافعی رفتار نمایند.

دانش

هر چه شما دانش بیشتری نسبت به مسائل مورد بحث داشته باشید، مشارکت شما در فرآیند مذاکره بیشتر خواهد بود. به عبارت دیگر، آماده سازی خوب ضروری است. تکالیف خود را به خوبی انجام دهید و تا می توانید اطلاعات زیادی درباره مسائل جمع آوری کنید.

علاوه بر این، روشی که در آن مسائل مورد مذاکره قرار می گیرند باید درک شود، چراکه مذاکره در موقعیت های مختلف، به روش های متفاوتی نیاز دارد.

مهارت های بین فردی

مهارت های بین فردی خوب برای مذاکرات موثر، هم در موقعیت های رسمی و هم در موقعیت های غیر رسمی تر و یا یک مذاکره یک به یک، ضروری است.

این مهارت ها عبارتند از:

  • ارتباط کلامی موثر
  • گوش دادن
  • کاهش، سوء تفاهم، یک بخش کلیدی از مذاکره موثر است
  • ساخت توافق
  • حل مساله.
  • تصمیم گیری
  • ابراز وجود
  • مقابله با شرایط دشوار

 

 گروه کلید (KSYKG ) به افراد و سازمان های مختلف اصول و فنون مذاکره و تکنیک های مذاکره حرفه ای  را آموزش می دهد، پس با ما تماس بگیرید.


پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*