چرا به طرح توجیهی نیاز داریم؟

یک طرح توجیهی در ساده ترین و ابتدایی ترین شکل خود،‌ به عنوان یک راهنما و نقشه راه عمل میکند که به کارآفرینان،‌ اهداف کسب و کارشان و نحوه تحقق آنها را به وضوح نشان میدهد. تقریباً همه کسب و کارها تهیه چنین برنامه ای را در دستور کار خود قرار میدهند، اما مشکل اینجاست که کارآفرینان به طرح توجیهی به عنوان یک سند طولانی، خسته کننده و دانشگاهی نگاه میکنند. بله به لحاظ فنی،‌ یک طرح توجیهی سنتی شامل یکسری قواعد جدی است، هر چند به این معنا نیست که اگر نتوانستند بخشی از اهداف ذکر شده در این برنامه را محقق کنند، با شکست مواجه شده اند.

در هر صورت،‌ طرح توجیهی پویا، بهترین نوع برنامه به حساب می آید. به طوری که هر چه شناخت شما از بازار و کسب و کارتان و حتی خودتان بیشتر میشود، میتوانید آن را اصلاح کرده یا تغییر دهید. یاد گرفتن اصول نوشتن یک طرح توجیهی از اهمیت زیادی برخوردار است چراکه اکثر تجارتها برای جذب سرمایه گذار به این برنامه نیاز دارند.

مزایای تهیه طرح توجیهی

چه کسانی به طرح توجیهی نیاز دارند؟

با اینکه همه به طرح توجیهی احتیاج ندارند،‌ اما توصیه میشود که هر تجارتی یک نقشه راه برای هدایت در مسیر پیشرفت داشته باشد. به عنوان مثال اگر قصد راه اندازی یک شرکت را دارید و میخواهید در آینده به یک شرکت بین المللی تبدیل شوید و صدها کارمند داشته باشید و … پس شما جزو آن دسته از افرادی هستید که باید به تهیه طرح توجیهی بپردازید. کسب و کارهایی که باید تهیه این برنامه را در دستور کار خود قرار دهند عبارتند از:

۱- کسب و کارهای استارتاپ

کسب وکارهای استارتاپی برای اطمینان از اینکه همه چیز در سر جای خود قرار دارد، باید قبل از شروع تجارت شان اقدام به تهیه این سند دقیق کنند. از پیش بینی فروش گرفته تا سلسله مراتب مدیریتی و بودجه مورد انتظار و … همگی باید در این برنامه لحاظ شود زیرا تا وقتی که به این مسائل با جزییات کامل پرداخته نشود، استارتاپ ها ممکن است از مسیر اصلی خود منحرف شده و نتوانند به اهدافشان برسند.

۲- کسب و کارهای موجود

یک طرح توجیهی مناسب و کامل میتواند ابزار مهمی برای پیشرفت یک کسب و کار در حال فعالیت به حساب آید. فرقی نمیکند که به دنبال سرمایه گذار باشند یا فکر گسترش برندشان را در ذهن بپرورانند، تهیه و تدوین کلیه اقدامات لازم و پیش بینیها،‌ به شرکتهای فعال دید روشنی درباره نحوه انجام این اقدامات میدهد و مشخص میکند که آیا این اقدامات عملی و ممکن هستند یا خیر.

۳- کارآفرینانی که شرکای تجاری دارند

طرح توجیهی به نوعی یک توافقنامه محسوب میشود که در آن قوانین اصلی مشخص شده اند و شرکا با علم به این موضوع وارد کسب و کار میشوند.

۴- کارآفرینانی که به دنبال سرمایه گذار هستند

به طور کلی هر کسب و کاری که قصد پیدا کردن سرمایه گذار را دارد باید به فکر تهیه طرح توجیهی باشد. این برنامه در واقع نقطه فروش شما محسوب میشود زیرا به سرمایه گذار نشان میدهد که پروژه شما چطور به سودآوری منجر میشود. در ضمن هر چه طرح توجیهی تان حساب شده و دقیق باشد، به سرمایه گذار اطمینان بیشتری میدهد که میتوانید واقعاً آن را اجرا کرده و در تجارت خود به موفقیت برسید.

مزایای تهیه طرح توجیهی

دلایل متعددی برای نوشتن یک طرح توجیهی وجود دارد حتی اگر احتیاجی به جذب سرمایه گذار یا شریک تجاری نداشته باشید. در ادامه به برخی از مزایای این برنامه اشاره خواهیم کرد.

۱- به جذب سرمایه کمک میکند.

داشتن یک طرح توجیهی،‌ یک راه مطمئن برای جذب سرمایه گذار است. در واقع با این برنامه میزان جدیت و حرفه ای بودن خود و تعهد به تلاش شبانه روزی برای موفقیت تجارت تان را نشان میدهید. این برنامه، ابزاری برای ترسیم و نشان دادن شرکت و اهداف مورد نظرتان است که نه تنها میتواند برای کارمندان و شرکای تجاری تان مفید باشد،‌ بلکه به سرمایه گذار اطمینان میدهد که میتواند روی بازگشت سرمایه اش حساب باز کند.

۲- تصویر کاملی از کسب و کار را نشان میدهد.

زمانی‌که طرح توجیهی به درستی تهیه شود،‌ همه فراز و فرودهای کسب و کارتان و مشکلات و خطرات پیش رو، اهداف و مسیر موفقیت تجارت تان را به تصویر میکشد.

۳- توجه صاحبان کسب و کار را به اجرای استراتژیها معطوف میکند.

طرح توجیهی، یک ابزار بسیار عالی برای استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک به حساب می آید زیرا به آنها کمک میکند توجه بیشتری به ماهیت متمایز خود در بازار رقابت معطوف کنند و تمرکز ویژه ای روی مخاطبان هدف داشته باشند و به صورت حساب شده به ارائه خدمات یا کالا مطابق با نیاز مخاطب هدف بپردازند.

۴- دسته بندی اولویتها را میسر میکند.

بسیاری از کسب و کارهای کوچک،‌ یک اشتباه رایج دارند که بدون برنامه ریزی و اولویت بندی استراتژی خود،‌ تجارت خود را آغاز میکنند. این موضوع اغلب منجر به ناتمام ماندن کارها میشود و از آنجا که تصویر مشخصی درباره اهداف کسب و کار وجود ندارد، مدیریت یک محیط پراسترس و گیج کننده کسب و کار دشوار خواهد بود.

یک طرح توجیهی به وضوح اهداف، اولویتها و استراتژی ها را مشخص کرده و تضمین میکند که با اجرای دقیق آن میتوانید به بهره وری و سودآوری برسید. در واقع وقتی مشخص میکنید که زمان، منابع و انرژی خود را برای چه موضوعاتی باید اختصاص دهید، یک پروتکل ساده و راحت برای رسیدن به موفقیت در دست دارید.

۵- شامل پیش بینی مشکلات و راهکارهایی برای مواجه با آن است.

وجود مشکلات در مسیر راه اجتناب ناپذیر است و همیشه راه موفقیت هموار نیست. در این راستا شاید لازم باشد ترتیب اولویتها را تغییر داده یا امور دیگری را در دستور کار خود قرار دهید. اما وقتی یک طرح توجیهی داشته باشید میتوانید با اشتباهات یا شکستهای احتمالی مقابله کرده و با استراتژی و اعتماد بالا به مسیر خود ادامه دهید. به عبارتی کسب و کارهایی که این برنامه را تهیه نکرده اند در مواجهه با مشکلات، تعجب کرده و آمادگی مقابله با آن را ندارند و به خاطر نداشتن آمادگی محکوم به شکست میشوند.

۶- باعث افزایش مسئولیت پذیری میشود.

در یک برنامه ریزی خوب، انتظارات مشخص است و در عین حال میتوان به راحتی به پیگیری نتایج و هدف گذاری پرداخت. یک طرح توجیهی به عنوان ابزاری ضروری تلقی میشود چرا که مالکان کسب و کارها میتوانند با استفاده از آن به بررسی منظم عملکرد شرکت بپردازند و در عین حال میفهمند که کدام بخشها به توسعه یا بهبود نیاز دارند و در کدام بخشها باید زمان و منابع بیشتری اختصاص یابد. از آنجا که مالکان کسب و کارها باید به صورت دوره ای (روزانه، هفتگی یا ماهانه) به بررسی این برنامه اقدام کنند، مسئولیت پذیری افراد نیز افزایش مییابد.

۷- نظارت مناسب بر نقدینگی و سرمایه شرکت را امکانپذیر میکند.

طرح های توجیهی بهترین وسیله برای مدیریت و کنترل سرمایه و منابع شرکت به شمار میروند. علاوه براین نگرانی درباره سرمایه،‌ خرید وسایل،‌ مسئولیت پرداخت بدهی و … باید به وضوح در طرح توجیهی آورده شود.

۸- به همسویی استراتژیک کمک میکند.

همسویی استراتژیک موضوع بسیار مهمی در دنیای کسب و کار محسوب میشود. هر تجارتی بازار خود در عرضه خدمات یا کالا را دارد مثل شرکت سونی که بازار لوازم برقی باکیفیت عالی را در اختیار دارد. این قبیل شرکتها موفق شده اند که محصولات یا خدمات خود را با مخاطب هدف خود، همسو و هماهنگ کنند. آیا طرح توجیهی تان به طور مشخص به نوع مخاطب هدفی که میخواهید به او کالا یا خدمات بدهید،‌ اشاره دارد؟ در واقع با همسویی استراتژیک میتوان کالا یا خدمات را مطابق با نیاز مشتری ارائه کرد که به هدف گذاری در آینده می انجامد. اگر به وضوح همسویی اهداف استراتژیک کسب و کار خود را در این برنامه نیاورید،‌ کالاها یا خدماتی که قصد فروش آنها را دارید ممکن است هیچ همخوانی و مطابقتی با نیاز مشتری هدف نداشته باشد.

۹- مسیر کسب و کار به سمت موفقیت و پیشرفت را مشخص میکند.

یک طرح توجیهی جامع، به تشریح اهداف تجارت تان و اقدامات لازم برای تحقق آنها میپردازد. این اهداف با توجه به نوع کسب و کار متفاوت است. به عنوان مثال رایج ترین هدف شرکتها موضوعاتی مثل اهداف فروش، ‌استخدام مدیر کارآمد،‌ افتتاح شعبه دوم و … است.

۱۰- از ریاضیات استفاده میکند.

استفاده از ریاضیات در طرح توجیهی اغلب به اعداد و ارقام مرتبط با اقدامات عملکردی یک شرکت مربوط میشود نظیر:

  • جریان نقدی
  • حساب‌های پرداختی
  • حساب‌های دریافتنی
  • هزینه‌های مستقیم
  • حاشیه سود
  • سود خالص

این اطلاعات باید در طرح توجیهی آورده شود و به صورت هفتگی یا ماهیانه به تحلیل آنها پرداخت. این آمار و ارقام باید شامل مبالغ فروش، هزینه ها و کلیه هزینه های مرتبط با سفرهای کاری،‌ تماسهای تلفنی،‌ حضور در سمینارها و کنفرانسها و هر آنچه که مخارجی را برای شرکت دارد باشد.

۱۱- یک یادآوری خوب برای مرور موفقیتها و مشکلات است.

طرح توجیهی باید طوری تهیه شود که کنترل و پیگیری مستمر تمام عناصر مرتبط با کسب و کار (از هزینه ها گرفته تا اهداف و موفقیتها) را برای صاحبان کسب و کار الزام آور کند. در واقع این افراد باید با دیدگاه کارشناسی به همه مسائل ریز و درشت شرکت خود بنگرند. بررسی دوره ای و منظم امور کسب و کار، ‌به تجار کمک میکند تا از موفقیتها و مشکلات حال حاضر خود اطلاع بیشتری کسب کنند و سعی خود را برای پیدا کردن راهکارهایی برای مشکلات قرار دهند تا به مرور زمان به پیشرفت و رشد بیشتری برسند.

چرا به طرح توجیهی نیاز داریم؟

قواعد ضروری برای نوشتن طرح توجیهی

برای نوشتن طرح توجیهی باید یکسری قاعده و اصول را رعایت کنید. با اینکه این قواعد برای همه طرح های توجیهی الزامی نیستند، ‌اما میتوانند به درک راحت تر این برنامه کمک کنند. به عبارتی با استفاده از این اصول میتوان خوانایی این برنامه را برای کسانی که قرار است آن را مطالعه کنند نظیر سرمایه‌ گذاران و کارمندان و … آسانتر کنید. در اینجا به سه مورد از این قواعد اشاره میکنیم:

۱- کوتاه و مختصر باشد: به دو دلیل مهم باید طرح توجیهی تان کوتاه و مختصر باشد، اولاً خیلی از افراد اصلاً تمایلی به مطالعه یک برنامه ۴۰۰ صفحه ای ندارند، اما قطعاً در مواجهه با یک برنامه ۴۰ صفحه ای به مطالعه آن میپردازند. دوماً این برنامه مثل یک دستورالعمل باید باشد که مسیر کسب و کار و نحوه مدیریت آن را نشان دهد. پس باید بارها و بارها به آن مراجعه کرده و از آن استفاده کنید. حالا فکر کنید اگر این برنامه چند صد صفحه باشد، حتی خود شما نیز تمایلی به مطالعه آن نخواهید داشت.

۲- زبانی ساده داشته باشد: با اینکه متنی تکنیکی میتواند تخصص و میزان دانش شما در حوزه مربوطه را نشان دهد، ‌اما هنگام نوشتن طرح توجیهی باید به فکر مخاطب نیز باشید. بانکدارها و سایر سرمایه گذاران شاید به مطالعه یک متن سخت و تخصصی عادت کرده باشند اما مطالعه این نوع متنها برای همه مردم آسان نیست. اگر قصد دارید از طرح توجیهی خود به عنوان راهنمای کسب و کار استفاده کنید، پس آن را به زبانی ساده بنویسید. به این ترتیب قطعاً حتی خود شما نیز از مطالعه آن لذت میبرید.

۳- نیازی نیست که تخصصی باشد: یک طرح توجیهی سنتی معمولاً توسط یک متخصص کسب و کار نوشته میشود. اما از آنجا که اکثر کارآفرینان،‌ در رشته مربوطه متخصص نیستند، احساس میکنند که نمیتوانند یک طرح توجیهی جامع و عالی برای جذب سرمایه گذار تهیه کنند. هر چند برای شروع نیازی نیست که نگران این موضوع باشید، در عوض تمرکز خود را روی نوشتن یک برنامه یک صفحه ای از کسب و کارتان معطوف کنید.

نتیجه گیری

طرح توجیهی پایه و مبنای تجارت شما به شمار میرود. یادگیری نحوه نوشتن این برنامه به روش عملی، کارآمد و قانع کننده یکی از مهمترین مواردی است که میتوانید در هنگام راه اندازی کسب و کار خود انجام دهید. این برنامه به پیشبرد فعالیتها و برنامه های شرکت کمک میکند و با ایجاد قوانین، دستورالعملها و پروتکلهای مختلف، چارچوب فعالیتها، عوامل محیطی داخلی و خارجی، مالکان، مدیریت، وظایف و مسئولیت های کارمند و غیره را مشخص میکند و از آنجا که مملو از داده های به دست آمده از تحقیقات و ملاحظات دقیق است، بسیاری از عناصر اصلی کسب و کار یک شرکت را در اختیار خواننده قرار میدهد. درواقع این برنامه با توجه به مجموع اطلاعاتی که در خود جای داده است،‌ جایگاه شرکت تان و برنامه هایتان برای ایجاد موقعیتی مطلوب برای آینده شرکت را نشان میدهد.

اهمیت طرح توجیهی بسیار زیاد است و نمیتوان آن را نادیده گرفت. با کمک این برنامه نه تنها میتوانید یک کسب و کار را مدیریت کنید، ‌بلکه به عنوان نقشه راهی است که شما و نیروی کارتان میتوانید با کمک آن، چشم اندازه توسعه و آینده حضور در بازار کار را محقق کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

میخواهید از آخرین مطالب سایت باخبر شوید ؟

به خبرنامه گروه کلید بپیوندید