ارائه طرح پیشنهادی فروش به مشتریان سخت‌گیر | راهبرد هشتم
فروش موفق
خلاصه مدیریتی به همراه برنامه سرمایه‌گذاری مهمترین بخش پروپوزال است. این قسمت بیشترین تاثیر را بر روی مشتریان در فرآیند تصمیم گیری دارد.
پس از آنکه از نیازها و منافع مشتری اطلاع پیدا کردید و او را به خرید محصول ترغیب نمودید، باید از طریق ارائه طرح پیشنهادی فروش، موارد به توافق رسیده را به صورت مکتوب به خریدار اعلام کنید.
علت نوشتن طرح پیشنهادی فروش
پروپوزال فروش باید حاوی اطلاعاتی باشد که مشتری را متعجب کند. هدف آن تایید موارد ضروری است که طرفین (خریدار و فروشنده) بر روی آن توافق دارند. از این رو در پروپوزال نویسی به موارد زیر توجه کنید:
- بر درک نیازها و اهداف کاری مشتری تاکید کنید.
- توصیه‌های خود را ارائه و منافعی را که به واسطه آن‌ها ایجاد می‌شود توضیح دهید.
- درباره ارزش افزوده شرکت و نرخ بازگشت سرمایه (توجیه اقتصادی آن) توضیح دهید.
- بر اعتبار خود به واسطه مشتریان پیشین و تمایزات با محصولات رقبا تاکید کنید.
چه زمانی نباید طرح پیشنهادی فروش نوشته شود
هنگامی که مشغله مشتری جهت ملاقات (بیان نیازها و بحث پیرامون پروپوزال فروش) با شما زیاد است، زمان خود را جهت نگارش پروپوزال به هدر داده‌اید. در برابر اهداف فروش، زمانی برای از دست دادن و قدم گذاشتن در یک مسیر نامشخص نخواهید داشت.
پروپوزال فروش مشابه ارائه فروش است، یا باید به نحوی عمل کنید که پیش از نگارش طرح پیشنهادی فروش برنده باشید یا اینکه اصلاً این کار را انجام ندهید. نیروهای فروش موفق در اسرع وقت با مشتریان ملاقات کرده و به آن‌ها در بهبود و گسترش درخواست ارائه طرح پیشنهادی کمک می‌کنند. بنابراین مشتریان می‌توانند درخواست ارائه طرح پیشنهادی را بر مبنای نقاط قوت شرکت شکل دهند.
آنچه که باید پیش از نوشتن طرح پیشنهادی فروش بدانیم
برای آنکه در زمان و انرژی خود صرفه‌جویی کنید، موارد زیر را مدنظر قرار دهد:
- نیازها و اهداف تجاری مشتری.
- بودجه مشتری.
- معیارهای خرید مشتری چیست؟
- چه زمانی تصمیم گیری خواهند کرد؟
- چه شرکت‌های دیگری به عنوان رقیب با شرکت مشتری ارتباط دارند.
نُه بخش طرح پیشنهادی فروش
اگر مشتری شکل خاصی از طرح پیشنهادی فروش را ترجیح نمی‌دهد، بسته به گفتگویی که با او داشته‌اید می‌توانید طرح پیشنهادی با قالب‌های متنوعی داشته باشید. با وجود این، پیشنهاد می‌شود که یک طرح پیشنهادی فروش دارای قسمت‌های زیر باشد:
- صفحه نخست (جلد صفحه)
این صفحه نخستین تاثیر را بر روی مشتری می‌گذارد، بنابراین مطمئن شوید که اطلاعات لازم را به مشتری منتقل می‌کند و به صورت حرفه‌ای و جذاب طراحی شده است.
- عنوان طرح پیشنهادی فروش: یک عنوان پیشنهادی فروش موثر بایستی بتواند منافعی را که طرح برای مشتری دارد به او انتقال دهد. برای مثال، یک طرح پیشنهادی جذاب برای مشاوره فروش دارای این عنوان است: تجزیه و تحلیل فروش جهت افزایش سرعت درآمدزایی شرکت.
- تاریخ طرح پیشنهادی: منظور تاریخی است که طرح را به مشتری ارائه می‌کنید نه تاریخ نگارش آن. این تاریخ آغاز بررسی طرح توسط مشتری و ارائه پاسخ به پیشنهادات شماست.
- نام شرکت و گیرنده طرح پیشنهادی: عنوان و نام گیرنده طرح و آدرس شرکت مشتری را چندین بار کنترل کنید.
- نام و اطلاعات شرکت فروشنده: علاوه بر اطلاعات تماسی خود، شخص دیگری را نیز به عنوان قائم مقام و جایگزین معرفی کنید.
اگر طرح پیشنهادی دارای اطلاعات اختصاصی و یا محرمانه باشد می‌توانید جمله زیر را بر روی صفحه جلد بنویسید: اطلاعات این طرح کاملاً اختصاصی و محرمانه است و نباید در هیچ قالب و شکلی بدون کسب اجازه کتبی از [نام شرکت فروشنده] توسط هر کسی در خارج از [شرکت خریدار] انتشار یابد.
سوال: رایج‌ترین اشتباه و خطا در صفحه جلد طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: غلط املایی در نوشتن نام مشتری
- صفحه فهرست مطالب
نشان دهنده مطالب موجود در طرح پیشنهادی به همراه شماره صفحه آن‌هاست. امکان دارد یک مشتری بخواهد تمامی طرح پیشنهادی را مطالعه کند و دیگری تنها بخش‌های خاصی از آن را مانند خلاصه مدیریتی، توجیه مالی و اقتصادی که از طریق فهرست مطالب به راحتی این امکان برای او مهیا می‌شود.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در صفحه فهرست مطالب چیست؟
جواب: شماره صفحه غلط
- خلاصه مدیریتی
نشان دهنده چشم انداز و نمای کلی از طرح پیشنهادی است. نیازهای مشتری، گزینه‌ها، منافع حاصل از پیشنهادات و نتایج مورد انتظار مشتری را مشخص می‌کند. مبالغ و قیمت‌ها در خلاصه مدیریتی مطرح نمی‌شود. بر اساس یک پژوهش در سال ۲۰۱۰، اغلب مدیران، خلاصه مدیریتی را بیش از قسمت‌های دیگر مطالعه می‌کنند. همچنین خلاصه مدیریتی این امکان را فراهم می‌آورد که نقاط قوت بنگاه و تمایز از رقبا را بیان کرده و چهره متفاوتی از شرکت در سراسر طرح نشان دهید.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در خلاصه مدیریتی چیست؟
جواب: بسیار طولانی بوده و فروشنده بیش از اندازه از خود تعریف کرده باشد.
- نیازها و اهداف مشتری که با پروژه مرتبط هستند
این قسمت، مشکلات و مسائل خاص، فرصت‌ها و اهداف مشتری مرتبط با پروژه را تعریف می‌کند. بند بند طرح پیشنهادی باید با نیازها، فرصت‌ها و اهداف تعریف شده توسط مشتری مرتبط باشد.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در ارزیابی نیازهای مشتری در طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: به اندازه کافی تعریف دقیقی از حوزه کاری صورت نگیرد.
- وضعیت شرکت، تمرکز فعالیت تجاری و تلاش‌های پیشین مرتبط با اهداف طرح پیشنهادی
این بخش به صورت خلاصه موقعیت فعلی بازار، میزان تمرکز و اهداف شرکت را توصیف می‌کند و شامل اقدامات کلیدی است که مرتبط با اهداف تعریف شده در طرح پیشنهادی است. آیا این اقدامات منجر به نتایج مطلوب می‌شود و اگر می‌شود تا چه میزان؟ در واقع هدف این بخش ایجاد ارتباط بین تلاش‌های صورت گرفته قبلی در شرکت با پیشنهادات و توصیه‌های مطرح شده از سوی شما می‌باشد. بنابراین نگاه مثبتی درباره نتایج و اقدامات گذشته شرکت داشته باشید.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در بخش وضعیت شرکت در طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: انتقاد شدید، غلو آشکار نسبت به اقدامات گذشته و کلی گویی بیش از حد
- پیشنهادات و منافع
پیشنهاد، نشان دهنده حوزه کاری شما و یا شرکتتان است که قصد اجرا یا رسیدگی به نیازهای تعریف شده، فرصت‌ها و اهداف مشتری را دارد. منافعی که قول می‌دهید در واقع همان نتایج و یا دستاوردها هستند که در صورت پذیرش طرح پیشنهادی، مشتری در پی دستیابی به آن‌هاست.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در بخش پیشنهادات و منافع در طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: پیشنهادها و توصیه‌هایی که مبهم و کلی بوده و منافع غیرواقع گرایانه‌ای را نوید می‌دهد.
- برنامه سرمایه‌گذاری
برنامه سرمایه‌گذاری در طرح پیشنهادی نشان دهنده میزان هزینه هر قسمت از پروژه یا کالا و خدمتی است که ارائه خواهد شد. همچنین در این قسمت شرایط پرداخت، هزینه‌های اضافی و پروژه‌هایی که می‌توانند تعدیل و یا لغو شوند نیز مشخص می‌شود.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در بخش برنامه سرمایه‌گذاری در طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: دست کم گرفتن، حذف هزینه‌ها و عدم تجزیه و تحلیل نرخ بازگشت سرمایه
- چارچوب زمانی
بازه زمانی، انجام پروژه را به تفصیل هر یک از فعالیت‌ها و رویدادها نشان می‌دهد، به گونه‌ای که مشتری از زمان دستیابی به هر یک از فعالیت‌ها اطلاع می‌یابد.
سوال: رایج‌ترین اشتباه در بخش چارچوب زمانی در طرح پیشنهادی چیست؟
جواب: عدم توجه به تاخیرهای غیرمنتظره‌ای که از سوی مشتری، فروشنده، شرایط محیطی، تامین کنندگان و غیره می‌تواند تکمیل پروژه را تحت تاثیر قرار دهد. همچنین عدم فهرست کردن توقعات و نیازهای مشتری در چارچوب زمانی.
- ضمائم
ضمیمه‌ها در طرح پیشنهادی فروش برای موارد مختلفی استفاده می‌شوند:
- توصیف هر بخش با جزئیات بیشتر.
- تشریح آنچه که درباره مسئله و یا موضوع یاد گرفته‌اید.
- بحث درباره نرخ بازگشت سرمایه شرکت با جزئیات بیشتر.
- معرفی رهبر و اعضای تیم فروش.
- منابع و مراجع
شیوه‌های افزایش احتمال مطالعه طرح پیشنهادی فروش توسط مشتری
بهترین طرح پیشنهادی فروش، طرحی شسته و رفته، مختصر و قابل انطباق با نیازهای مشتریان بوده که به سهولت قابل خواندن باشد. روش‌های زیر موجب افزایش پذیرش طرح پیشنهادی خواهد شد:
- قابلیت خواندن طرح پیشنهادی را به وسیله استفاده از جملات کوتاه و کلمات رایج افزایش دهید.
- طرح پیشنهادی فروش را با لوگوی شرکتتان اختصاصی کنید.
- از یک طرح ساده، فونت‌های خوانا، حاشیه ۵/۲ سانتی از طرفین و فاصله مناسب بین خطوط استفاده کنید.
- از حالت‌های مختلف فونت (ایتالیک، برجسته) جهت تاکید استفاده کنید.
- برای نشان دادن داده‌ها و اطلاعات از نمودارهای گرافیکی استفاده کنید.
- چندین بار پیش از ارائه طرح پیشنهادی آن را ویرایش کنید.
- طرح پیشنهادی را با کیفیت بالا چاپ کنید.
نکاتی که باید جهت ارائه طرح پیشنهادی فروش به مشتریان محتاط در نظر گرفت
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات نیروهای فروش ارسال طرح به جای ارائه و بحث و گفتگوی همزمان با مشتریان است. در ادامه نکاتی که به وسیله آن چرخه فروش کوتاه‌تر شده و شانس پذیرش طرح پیشنهادی افزایش می‌یابد بیان می‌گردد:
- پیش از ارسال و ارائه رسمی طرح پیشنهادی، در صورت امکان طرح را به طور غیر رسمی به مشتریان نشان دهید تا مطمئن شوید که با طرح ارائه شده مشکلی ندارند.
- درخواست کنید که همه تصمیم گیرندگان سازمان در جلسه ارائه طرح پیشنهادی حضور داشته باشند.
- مشتریان را تشویق به مشارکت در بحث کنید.
- به پیشینه و اهداف طرح پیشنهادی تاکید کنید.
- مخاطبان را تشویق کنید که برای پخته شدن پروپوزال بیشتر فکر کرده و بحث و گفتگو نمایند.
- بگویید: “با اجازه شما می‌خواهم از فرایند زیر برای بررسی طرح پیشنهادی استفاده کنم: بخش‌های کلیدی را مشخص می‌کنم و از شما می‌خواهم که این بخش‌ها را مطالعه کرده و سوالات و نظرات تکمیلی خود را بیان کنید“.
- نیازهای مشتریان را خلاصه کرده و پیشنهادات را بیان کنید.
- از مشتریان بخواهید که اهداف را بررسی کرده، نظرات و سوالات خود را مطرح کنند.
- نظرات مشتریان درباره فرآیند اجرای خدمت، برنامه و یا خرید کالا را جویا شوید و در صورت لزوم آن‌ها را به صفحات مرتبط راهنمایی کنید.